Curty Qualidade | Gestão de documentos do SGQ
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Gestão de documentos do SGQ

Gestão de documentos do SGQ

A gestão de documentos e registros da Qualidade é um desafio para os laboratórios, frequentemente as falhas nesta gestão levam à não conformidades nas auditorias internas e externas. Os motivos podem ser diversos, como documentos sem revisão, documentos impressos obsoletos, realização de tarefas em desacordo com o Procedimento escrito, fluxogramas e instruções de trabalho sem conexão com um documento aprovado, falhas diversas na estrutura dos documentos e rasuras nos registros.

É importante ressaltar que estas falhas são observadas tanto nos grandes laboratórios que utilizam programas sofisticados de gerenciamento de documentos como nos pequenos laboratórios que fazem essa gestão sem utilização de software e outras facilidades.

Em muitos casos a causa raiz identifica uma falha ou até mesmo a falta de um fluxo que determine as responsabilidades por acompanhar a realização das revisões e substituição dos documentos impressos.

Para os laboratórios menores que não contam com um Sistema automatizado para esse controle, é possível fazer esta gestão de forma eficiente, através de uma planilha de Excel e utilizando a Rede do laboratório para a criação de pastas e acessos aos documentos, assim pode-se controlar todos os documentos do SGQ, as versões em uso e os prazos limites para as revisões.

Independente da forma de controle, é importante que sejam estabelecidas as responsabilidades e que haja um gerenciamento desse processo.

Outro ponto  que merece ser mencionado é sobre a participação da equipe nos processos de elaboração e revisão dos documentos e que seja estimulada a fazer ou solicitar essas alterações, independente da data limite para revisão. Desta maneira, pode-se garantir que a execução das tarefas seja feita conforme a sua descrição.