A gestão de documentos e registros da Qualidade é um desafio para os laboratórios, frequentemente as falhas nesta gestão levam a não conformidades nas auditorias internas e externas. Os motivos podem ser diversos, como documentos sem revisão, documentos impressos obsoletos, realização de tarefas em desacordo com o Procedimento escrito, fluxogramas e instruções de trabalho sem conexão com um documento aprovado, falhas diversas na estrutura dos documentos, rasuras nos registros.

É importante frisar que estas falhas são observadas tanto nos grandes laboratórios que utilizam programas sofisticados de gerenciamento de documentos como nos pequenos laboratórios que fazem essa gestão sem utilização de software e outras facilidades.

Em muitos casos a causa raiz identifica uma falha ou até mesmo a falta de um fluxo que determine as responsabilidades por acompanhar a realização das revisões e substituição dos documentos impressos.

Para os laboratórios menores que não contam com um Sistema, é possível fazer esta gestão de forma eficiente, através de uma planilha de Excel, por exemplo, pode-se controlar todos os documentos do SGQ, as versões em uso e os prazos limites para as revisões.

Para todas as formas de controle, é importante que sejam estabelecidas as responsabilidades e que haja um gerenciamento desse processo.

Outro ponto importante é que a equipe seja estimulada a fazer ou solicitar as alterações necessárias nos documentos, independente da data limite para a sua revisão. É comum ao ser detectada uma atividade sendo executada em desacordo com o procedimento, a justificativa  que  se estava aguardando a data de revisão para fazer as atualizações.