Toda melhoria exige uma mudança, mas nem toda mudança resultará em melhoria 1. Na implementação de mudanças que gerem resultados efetivos de melhorias é primordial que a instituição elabore um plano de melhorias, pois através de um planejamento é possível controlar e mensurar as medidas tomadas, concluindo se estas realmente atingiram as metas propostas.
Uma ferramenta que pode auxiliar muito no Plano de melhorias é o PDSA.
O ciclo PDSA está dividido nas etapas de:
PLANEJAR: Nesta etapa é determinado o objetivo da melhoria proposta. É muito importante que este objetivo seja definido de forma muito clara para que não haja dúvidas quanto a meta de melhoria a ser alcançada.
Exemplo 1 : Diminuir o índice de resultados de exames liberados em atraso.
Exemplo 2 : Em seis meses, reduzir em 35% o índice de resultados liberados em atraso.
Fica claro que o exemplo 2 é muito mais específico quanto a meta estabelecida e o prazo a ser cumprido. Deste modo, a pergunta “ o que buscamos alcançar”? é respondida.
Durante esta etapa ocorre também o planejamento das ações que serão executadas. Estas ações devem promover as melhorias propostas , considerando prazos, responsabilidades e custos. Para este planejamento, uma ferramenta que poderá auxiliar um plano de ação bem sucedido é o 5W2H. Utilizando esta ferramenta, algumas perguntas básicas para a implementação das ações devem ser respondidas:
( What) O que será feito? Qual a ação?
( Why) Por que esta ação? Quais os motivos?
(Who) Quem ? são definidas as responsabilidades para execução da ação.
(When) Quando? Determinação de prazos, estabelecimento de um cronograma.
( Where) Onde? em qual setor ou qual produto, serviço, etc.
( How) Como será feito? que estratégias serão necessárias ?
( How much) Quanto custará?
FAZER: Esta é a etapa onde o planejamento é colocado em prática. Os envolvidos neste processo de melhorias devem executar as ações conforme foi planejado, promovendo treinamentos se necessário e também captando os dados que serão analisados na próxima etapa.
ESTUDAR/MENSURAR: Agora, deve-se responder a pergunta: Como saber se a mudança implementada resultou em melhoria?
Esta pergunta deve ser respondida a partir da análise e estudo dos dados obtidos, estes dados devem ser mensurados a fim de determinar se o objetivo proposto foi alcançado. Após este estudo, o planejamento de melhorias poderá ser considerado como concluído , ser refeito ou precisar de alguns ajustes.
AGIR: Se na etapa de estudo e mensuração dos resultados, a melhoria não for considerada finalizada, UM NOVO CICLO SE INICIA, podendo ser propostas novas ações, feitos ajustes nas ações já realizadas, ou ambas.
